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项目经理跨部门沟通应如何避坑?

2020-12-17  申博娱乐登入

对项目经理来说,一个项目中涉及的干系人越多,其沟通成本越高。如果核心成员还是跨公司、跨部门、跨地域的,大家互不相识,其沟通难度可见更大。

那在不同部门各有不同立场与利益的情况下,项目经理该如何有效沟通,把项目做好呢?

环环整理了一些经验可供大家参考学习。

一、跨部门沟通经常遇到的问题

别人对你“爱搭不理”

尤其是在弱矩阵中的项目经理,本身没有实权,只能依靠开会时领导指示或者靠自己“刷脸”去跟其他部门的人员沟通。别人对你不重视,连带对你的工作也不会太上心。

比如,不管你是通过邮件还是其他沟通工具,对方不会立即回复你,或者当你发了一长串文字之后,对方过了很久才回复你一两句甚至已读不回。

对方不立即回复,并不是说他是故意,可能是大家真的比较忙,或者看完之后忘了回复,如果你再不主动推进,这件事基本就卡在这了。

互相踢皮球

这是跨部门沟通中最让人头疼的事。当你去找A时,他告诉你你需要去找B,你找到B之后,B又让你去找C,问了一圈,最后还是A负责这件事。折腾了一上午,时间都浪费在找人了。

定好的排期执行有偏差

我们在沟通需求时,需要经过几番讨论,最后达成一个确定的方案,然后对方给一个排期。但是等你快到期去找他的时候,他却告诉你需求没做完或者根本没做,因为临时有紧急需求加入,你的需求只能往后排。然后你要是有意见,他会请你去找他的领导沟通。

二、跨部门沟通如何避坑?

1、识别和梳理干系人

第一步,识别干系人

对于新项目,刚组建的项目团队,项目经理首先要做的就是识别干系人,整理出一份详细的人员名单,根据项目计划,制定人员分工清单,包括姓名、部门、上级领导、工作职责等。并且要根据项目计划变更和人员调整进行实时更新

第二步,梳理干系人

项目涉及的干系人众多,不可能每一个人项目经理都会进行充分沟通。

所以需要根据干系人的权利和利益进行划分。如下图。

对于不同的干系人,有不同的沟通策略。

2、想清楚你要沟通的问题

3、主动倾听,“管事”和“理人”

【管事】

作为一个项目的主要负责人,项目经理就像一个大管家,事无巨细都要处理的井井有条。下面列出几项重点事项:

【理人】

主动沟通

项目经理作为串联整个项目的“灵魂人物”,从上到下,从里到外,都需要主动去跟干系人沟通。尤其是在项目前期,花80%的时间去跟干系人沟通,聆听他们对现状的评价和发现的问题,并进行提炼和汇总,在项目后期所投入的精力就会相对变少。

诚信沟通

既然大家是为了同一个项目,能最快的信任对方,与对方合作才能更好的完成项目。工作过程中最忌欺骗、隐瞒事实,这样会破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任,会加重彼此的防御心,沟通上就会有所保留,甚至隐藏一些重要的信息。

诚信沟通的四要素

确保信息无误

在进行跨部门沟通时,项目经理务必向项目内成员传达清楚最新进度和信息。有时候,跨部门会议会决定很多事,而这些事必须由不同的成员去执行,所以保证信息传达准确无误,才不会让好不容易达成的共识打折扣。

为了确保沟通信息无误,项目经理可以利用以下几个方法:

专业沟通

让沟通聚焦的最好方式,就是呈现具体事实,引导人们迅速将注意力放在中心议题上,减少不当的臆测。《哈佛商业评论》指出,事实可以将沟通过程中“人”的因素降到最低。专业的沟通,是提出事实,就事论事,这样可以创造一种强调议题,而非人身攻击的氛围。

主动补位

项目运行过程中,有时候会出现岗位空缺,或者人员不足的情况,这时项目经理可以主动去补位(注意是职责补位)。

比如,当项目工期紧的时候,不能只拼命的让开发测试的小伙伴加班加点赶工期,项目经理可以充当临时的测试人员,帮助完成项目测试工作;

再比如当运营人员在外做推广时,项目经理可以协助运营处理客户咨询等相关事宜。

结语

项目经理是一个全能工种,为了保证项目顺利运行和交付,在其中需要协调各种关系,照顾各种干系人的情绪和需求。学会主动沟通、学会倾听、注重事实和专业、维护信任关系、扛起责任等都是项目经理跨部门沟通必备的技能。

跨部门沟通你还有哪些好方法呢?

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